JMHZ v praxi: Mzdové účetní řeší chyby systému, přesto už hrozí vysoké pokuty

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) mělo být symbolem modernizace a zjednodušení komunikace mezi zaměstnavateli a státem. Praxe prvních měsíců však podle mnoha mzdových účetních ukazuje i druhou stránku projektu – technické problémy, nejasné chybové hlášky, zvýšenou administrativní zátěž a odpovědnost za případné sankce. Na otázky Filipa Krejčího odpovídá zkušená mzdová účetní z týmu CEG Jiřina Maxová, která se s novým systémem setkává při každodenní práci pro zaměstnavatele napříč různými obory.

Pokud bys měla popsat poslední měsíce kolem JMHZ jednou větou, jak by zněla?

„Velký experiment za plného provozu.“

Myšlenka sjednotit reporting zaměstnavatelů je sama o sobě rozumná a většina mzdových účetních ji podporuje. Problém je, že systém byl spuštěn v okamžiku, kdy řada procesů ještě nebyla dostatečně odladěna. Mzdové účetní tak často suplují roli testerů, přestože zároveň nesou odpovědnost za správnost a včasnost podaných údajů.

Začněme úplně od začátku. Co je vlastně jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele a co si od něj stát sliboval?

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele mělo být jedním z největších kroků k digitalizaci pracovněprávní a mzdové agendy. Cílem bylo, aby zaměstnavatelé neposílali podobné údaje opakovaně různým institucím, ale aby stát potřebná data získával z jednoho zdroje.

V teorii jde o správný směr. Zaměstnavatelé i účetní dlouhodobě volají po zjednodušení administrativy. Stát prezentoval projekt jako nástroj, který sníží byrokracii, odstraní duplicity a zefektivní komunikaci mezi zaměstnavateli a úřady.

Praxe však zatím ukazuje, že místo očekávaného zjednodušení došlo v mnoha případech k dočasnému nárůstu administrativní zátěže. Účetní musí vedle běžné práce řešit technické problémy systému, ověřovat správnost přenesených dat a často opakovaně kontrolovat, zda podání skutečně odpovídá tomu, co bylo odesláno.

Když se podíváš na první týdny fungování JMHZ v praxi, jaká byla realita oproti očekáváním? Co tě nejvíc překvapilo?

Největším překvapením byl rozdíl mezi oficiální komunikací a zkušeností lidí, kteří se systémem pracují každý den. Z veřejných vyjádření mohl člověk nabýt dojmu, že jde o úspěšně zavedený projekt. V mzdových kancelářích ale často panovala nejistota, zda systém bude fungovat stabilně a zda podaná data projdou bez komplikací.

Řada účetních očekávala běžné „dětské nemoci“ nového systému. Málokdo ale počítal s tím, že bude potřeba věnovat tolik času ověřování výstupů, komunikaci s dodavateli mzdových programů a opakovanému řešení technických problémů, které nebyly způsobeny chybou zaměstnavatele.

Z pohledu praxe byl problém zejména v tom, že se nový systém zaváděl do oblasti, kde se pracuje s pevnými termíny a kde případné chyby mohou mít finanční a právní dopady. Když budu zcela konkrétní: v případě chyby je odesílatel informován, že k chybě došlo a o výši pokuty, která mu hrozí, ale dohledání konkrétní chyby je na něm, což vede k dalším časovým ztrátám.

Hodně se mluví o tom, že systémy vrací nesmyslné chybové hlášky, některá data neprochází a účetní tráví hodiny hledáním problémů, které ve skutečnosti ani nejsou na jejich straně. S jakými situacemi jsi se přímo setkala?

To je bohužel jedna z nejčastějších zkušeností z prvních měsíců provozu. Účetní obdržela chybové hlášení, které naznačovalo problém v datech zaměstnavatele, a následně strávila hodiny kontrolou mezd, pracovních poměrů nebo nastavení mzdového programu. Nakonec se ukázalo, že problém vznikl na straně systému nebo v samotných validačních pravidlech.

Další komplikací byly situace, kdy se data po odeslání zobrazovala jinak, než jak byla původně zadána, případně nebylo zcela zřejmé, zda bylo podání skutečně zpracováno správně. To vytváří nejistotu, protože účetní potřebuje mít jistotu, že splnila svou zákonnou povinnost.

Nejde přitom jen o technický problém. Každá taková situace znamená ztrátu času, zvýšené náklady zaměstnavatele a značný stres pro lidi, kteří za podání odpovídají.

Co všechno musely mzdové účetní a zaměstnavatelé udělat navíc, aby JMHZ vůbec fungovalo? A myslíte si, že si zaměstnavatelé uvědomují, kolik práce je za tím schované?

Většina zaměstnavatelů vidí pouze finální odeslání hlášení. Za tím je ale obrovské množství práce. Bylo nutné aktualizovat mzdové systémy, studovat nové metodiky, absolvovat školení, testovat nové postupy, komunikovat s dodavateli softwarů a často i opakovaně kontrolovat stejná data.

Mzdové účetní navíc musely řešit situace, které v běžném provozu vůbec nevznikaly. Místo odborné práce se část jejich času přesunula k technické podpoře a hledání příčin systémových chyb.

Myslím, že mnoho podnikatelů si rozsah této práce neuvědomuje. Když systém funguje, nikdo si nevšimne, kolik úsilí bylo potřeba vynaložit. Když ale systém nefunguje, první otázka často směřuje na účetní oddělení, přestože problém může být úplně jinde.

Kdybyste mohla vzkázat jednu věc podnikatelům a jednu věc tvůrcům JMHZ, jaké by to byly?

Podnikatelům bych vzkázala: Buďte trpěliví vůči svým mzdovým účetním. Většina problémů, které dnes kolem JMHZ vznikají, nevzniká jejich vinou. Naopak právě účetní často zachraňují situace, které by bez jejich zkušeností vedly k nesprávným podáním nebo zbytečným sankcím.

Tvůrcům JMHZ bych vzkázala: Úspěch projektu se neměří počtem tiskových zpráv ani počtem spuštěných formulářů. Měří se tím, kolik času ušetří lidem, kteří s ním každý měsíc pracují. Pokud systém generuje nejistotu, vyžaduje obcházení chyb a přenáší riziko na zaměstnavatele, pak je potřeba více naslouchat praxi a méně sledovat statistiky o úspěšném zavedení.

A ještě jednu poznámku považuji za důležitou: pokud stát zavádí nový systém, u kterého se stále objevují technické problémy, měl by tomu odpovídat i přístup k sankcím. Není příliš spravedlivé požadovat bezchybný výkon od zaměstnavatelů a účetních ve chvíli, kdy samotný systém ještě nefunguje bezchybně. Právě v přechodném období by měla převládat metodická podpora a vstřícnost, nikoliv hrozba pokut.

Dozvěděli jste se něco nového?

Vzdělávejte se s námi dál: poslouchejte naše podcasty, přihlaste se k odběru našich novinek a podívejte se, jaké služby nabízíme v rámci daňového poradenství.

---

O autorovi:

Ing. Filip Krejčí

Hlavní účetní CEG

Filip má více než desetiletou praxi ve vedení finančního a mzdového účetnictví obchodních korporací. Má zkušenosti s finančním řízením firem a vedením účetních týmů. Své znalosti a dlouholeté zkušenosti předává jako uznávaný lektor prostřednictvím odborných kurzů a seminářů dalším profesionálům v oblastech účetnictví, daní a mezd. Vedení účetnictví v jeho podání je profesionální a pochopitelné pro všechny.

Mzdy, personalistika a povinné odvody se pořád mění. Náš mzdový tým neustále sleduje aktuální vývoj legislativy a je připraven Vám poradit s každou Vaší otázkou, případně Vám rádi zpracujeme Vaše mzdy. Podívejte se na další informace a služby, které v rámci mzdového účetnictví našim klientům poskytujeme.

16. 6. 2026