Toxická kancelář zabije výkon i skvěle nastavené procesy. Expertka radí, na co si dát ve firmě pozor

Automatizace a moderní procesy firmám pomáhají růst, samy o sobě ale nestačí. O dlouhodobém výkonu zaměstnanců rozhoduje především pracovní prostředí, firemní kultura a kvalita leadershipu. Jaké chyby firmy při budování kanceláří nejčastěji dělají, proč nestačí jen hezký design a jak zvládnout vedení firmy i mateřství? O tom mluví podnikatelka a zakladatelka společnosti Moovin space Michaela Novotná.

Jak moc ovlivňuje pracovní prostředí výkon lidí ve firmě? Může skvěle nastavená automatizace a procesy nahradit špatné pracovní prostředí, nebo je to slepá ulička?

Pracovní prostředí ovlivňuje výkon lidí zásadně a nemyslím tím jen design kanceláří. Je to kombinace funkčního prostoru, atmosféry, kvality vztahů i praktických zásad pro kvalitní práci: zda je prostor pro soustředění na práci, pro efektivní spolupráci na týmové agendě nebo klid na schůzky a telefonáty. To vše má přímý dopad na energii, motivaci i dlouhodobý výkon týmu.

Firmy dnes často investují do automatizace a procesů, což je správně. Dobře nastavené systémy umí odstranit chaos a zvýšit efektivitu. Co ale neumí nahradit, je zdravá firemní kultura nebo kvalitní leadership. Pokud lidé dlouhodobě pracují v toxickém prostředí nebo nevidí v práci smysl, výkon časem téměř vždy začne klesat.

Dlouhodobě proto vyhrávají firmy, které mají obojí: efektivní procesy i kvalitní pracovní prostředí. Technologie jsou skvělý akcelerátor, ale ne náhrada prostředí, ve kterém se lidem dobře pracuje.

Jaké jsou nejčastější chyby, které firmy dělají při budování pracovního prostředí?

Jednou z nejčastějších chyb dnešní doby je, že firmy stále vnímají kanceláře primárně jako náklad, nikoliv jako strategický nástroj. Přitom pracovní prostředí, tedy i vzhled a funkčnost kanceláře, má přímý dopad na firemní kulturu, angažovanost lidí i to, jak firma působí na klienty a partnery. Kancelář dnes už není jen místo, kam si člověk přijde sednout k počítači, protože to může řada profesí dělat odkudkoliv. Role kanceláře se posouvá směrem ke spolupráci, vztahům, kreativitě a budování týmové dynamiky.

Další častou chybou je zaměňování hezkého designu za funkční pracovní prostředí. Firmy investují do atraktivních open space kanceláří nebo trendových relax zón, ale ne vždy přemýšlí nad tím, jak tyto prostory budou lidé skutečně užívat. Týmy často potřebují kombinaci místností pro soustředění, schůzky, telefonování i neformální interakce. Jinými slovy — kancelář by měla podporovat pracovní návyky lidí, ne jen dobře vypadat na fotkách.

Třetí velké téma je příliš rigidní plánování. Firmy často navrhují kanceláře na 5 - 10 let dopředu, ale způsob práce se dnes mění mnohem rychleji. Flexibilita je proto zásadní, a to zejména pro firmy v růstu nebo procesu optimalizace procesů. Prostor by se měl adaptovat stejně jako samotný byznys.

Jaké konkrétní prvky v kanceláři mají největší dopad na to, jak se lidé v práci cítí a jaký výkon podávají?

Na to, jak se lidé v práci cítí a jaký výkon podávají, mají často největší dopad překvapivě jednoduché věci. Klíčové je přirozené denní světlo, které ovlivňuje energii a soustředění. Dále akustika, protože hluk je jedním z největších „zabijáků“ produktivity, zejména v open space prostředí.

Velkou roli hraje i kvalita vzduchu, teplota a ergonomie pracovního místa. Přetopená nebo špatně větraná kancelář, stejně jako nekomfortní vybavení, mají velký vliv na to, jestli se člověk cítí unavený, což se samozřejmě promítá i do výkonu.

Jaký je hlavní důvod firem rozhodnout se přizvat si k sobě do kanceláří další firmu? Jak to změní/naruší atmosféru? Může to nějak ovlivnit výkon obou firem?

Na začátku bývá důvod často pragmatický: firma má nevyužité kanceláře a nechce platit za prázdné metry. Často ale velmi rychle zjistí, že přínos může být mnohem širší než jen ekonomický. Pokud se propojí dvě firmy, mohou vzniknout nové příležitosti: lidé se inspirují, přirozeně sdílí know-how, vznikají kontakty, partnerství i nové obchodní možnosti. Máme zkušenost i se situací, že se jedné agentuře líbil konkrétní prostor, který pro ně byl ale moc velký, tak hledali jinou firmu, se kterou by prostor sdíleli. 

Zásadní je správný „match“. Ne všechny firmy k sobě sedí. Důležitá je firemní kultura, způsob práce, míra klidu či dynamiky i očekávání od sdíleného prostředí. Proto je při sdílení kanceláří důležité nepřemýšlet jen nad metry čtverečními, ale i nad kompatibilitou lidí a firem, které prostor sdílí.

Vy sama vedete firmu a zároveň se brzy stanete maminkou – jak se na tuto změnu připravujete z pohledu vedení firmy?

Je to pro mě velká životní, a samozřejmě pozitivní, změna. V rámci firmy mě to přirozeně vede k větší systematičnosti — více deleguji, nastavujeme procesy, odpovědnosti a budujeme firmu tak, aby nestála na jednom člověku. Upřímně si myslím, že každý founder by měl firmu stavět tak, aby fungovala i bez jeho každodenní přítomnosti. Jinak je firma příliš závislá na jedné osobě, což dlouhodobě není zdravé ani škálovatelné.

Z osobního pohledu je to pro mě o nastavení mindsetu. Učím se, že nemusím mít vše pod kontrolou a že silný tým je často víc než mikromanagement. Důvěra v lidi je podle mě jedna z nejdůležitějších forem leadershipu, což si teď ověřuji v praxi.

Co byste poradila ženám - podnikatelkám, které chtějí zvládnout roli mámy a zároveň dál rozvíjet svůj byznys?

Nebýt na sebe přehnaně tvrdé. Mám pocit, že si ženy často nastavují extrémní očekávání. Měly bychom být perfektní mámy, manažerky i partnerky. Dlouhodobě je ale důležitější udržitelnost než perfekcionismus. Myslím, že je v pořádku, že některé věci budou mít v různých obdobích různou prioritu. Sama se učím říkat si o pomoc a delegovat, jak doma, tak i ve firmě. Není to slabost, ale strategie. Silný byznys nestojí na tom, že founder zvládá všechno sám, ale že dokáže postavit funkční tým a systém. A možná nejdůležitější věc na závěr: budujete byznys podle svého života, ne život podle byznysu. Úspěch nemusí vždy znamenat růst za každou cenu. Někdy je úspěch větší svoboda, smysluplnost a možnost být tam, kde vás v danou chvíli nejvíc potřebují.

Dozvěděli jste se něco nového?

Vzdělávejte se s námi dál: poslouchejte naše podcasty, přihlaste se k odběru našich novinek a podívejte se, jaké služby nabízíme v rámci daňového poradenství.

---

O autorce:

Ing. Šárka Pelikánová

Jednatelka a daňová specialistka Connect Economic Group s.r.o.

Šárka podporuje zvýšení finanční gramotnosti podnikatelů v ČR publikováním odborných článků v médiích. Vede oblíbené semináře Základy účetnictví a daní pro podnikatele. Ve 22 letech založila CEG a od té doby se věnuje jeho rozvoji. Má za sebou pracovní zkušenosti z Japonska, kde působila jako analytik v investičním fondu, a zároveň tam studovala v rámci MBA programu.

Vést účetnictví je pro firmy a řadu podnikatelů zákonná povinnost. Pro náš tým odborníků je to ovšem každodenní práce a zároveň koníček. Jsme připraveni pomoci i Vám, ať už jste OSVČ, nebo máte svou společnost a zaměstnance. Podívejte se na další informace a služby, které v rámci vedení účetnictví svým klientům poskytujeme.

Jaká témata zazněla?

• pracovní prostředí

• jak zařídit kacelář

• sdílené kanceláře

  
  

  20. 5. 2026