Automatizace účetnictví: Jak přestat ztrácet čas, peníze a nervy v administrativě

Automatizace účetnictví dnes slibuje zázraky – účetnictví bez práce, bez papírů, bez starostí. Realita je ale o něco složitější. V rozhovoru s manažerem automatizace účetnictví Danielem Szlendakem se dozvíte, kde firmy nejčastěji zbytečně ztrácí čas, proč je zásadní komunikace mezi účetním a podnikatelem a jak může chytré nastavení procesů přinést lepší data, lepší rozhodování i systémové úspory.

Jaké jsou dnes největší chyby firem v nastavení účetních procesů a kde se nejčastěji zbytečně ztrácí čas?

Nejdůležitější je položit si na začátku otázku „Proč?“. Veškeré administrativní procesy by měly mít svůj důvod. Veškeré nadbytečné procesy pak postupně vyřadit. Stěžejní je komunikace mezi podnikatelem a účetním. Situace, kdy obě strany chápou, co je kýženým výsledkem, je nejlepším předpokladem nastavení zdravých administrativních procesů.

V praxi se nejčastěji setkáváme díky výše zmíněnému nedostatku komunikace se situací, kdy účetní vytváří reporting čísel, které klientovi neříkají, co potřebuje slyšet. Zároveň klient vytváří zbytečné úkony, neboť žije v domnění, že je jeho účetní vyžaduje. Cílem správného účetnictví je nyní tyto situace eliminovat.

Můžete jednoduše vysvětlit, co vlastně znamená „automatizované účetnictví“ a jak se liší od běžného vedení účetnictví?

V praxi se setkáváme s různým vnímáním, co je automatizované účetnictví. Též se setkáváme v poslední době s masivní kampaní účetních kanceláří, které slibují zázračné účetnictví „bez práce“. Vždy je třeba přihlédnout k povaze účetní jednotky a jejím účetním procesům. Například e-shopové řešení bude mít jinou míru automatizace než zakázková výroba. Automatizace se dá dosáhnout v určité míře v každé jednotce, bude však rozdíl v míře snahy a prostředků jí dosáhnout.

Univerzálně se však dá říct, že automatizace je v téměř 100% míře dosažitelná v agendách vydaných faktur, bank a platebních bran pomocí importních můstků.

Do určité míry se v každé jednotce dá poloautomatizovat i proces zpracování přijatých dokladů. Zde záleží na komplexnosti účetních případů. Je však možné využít AI, či přednastavených šablon obsahujících logické podmínky, které zajistí vytěžení základních údajů, případně aplikaci přednastavených účetních parametrů, jako je například předkontace, členění DPH, či středisko.

Jaké konkrétní procesy dokážeme firmám automatizovat už během prvních týdnů spolupráce?

Jak jsem zmínil v předchozí otázce, naprostým základem je import datových bankovních výpisů/ platebních bran, či jejich přímé napojení přes API. Pokud klient využívá aplikaci třetích stran pro jeho fakturaci, též ve většině případů existují předpřipravené exportní formáty v daném rozhraní pro nejběžnější účetní software na českém trhu. V případě, že neexistuje předpřipravený exportní můstek, většina programů umožňuje vytvořit customizovanou šablonu ve formátech xml či csv.

Běžné je již využití vytěžovacích aplikací, které je například součástí komplexnějšího řešení dodavatele WFLOW, či Digitoo.

Co firmám automatizace reálně přinese – nejen z pohledu účetní, ale třeba i z pohledu majitele firmy?

Často se setkávám s názorem, že automatizace má šetřit čas, potažmo náklady vynaložené na účetní služby. Samozřejmě je pochopitelné, že podnikatelova snaha je optimalizovat fixní náklady. Je však důležité uvědomit si, že automatizace nemusí nutně ušetřit peníze/ čas, ale může přinést zlepšení správy dat.

Lepší data znamenají potenciál kvalitnější analýzy. Správná analýza vede k uvědomělým rozhodnutím a systémovým úsporám. V případě automatizací bych se proto zaměřil více na přidanou hodnotu, než na snižování ceny administrativních služeb. Samozřejmě zde abstrahujeme od situací, kde se například řeší zadávání bankovních výpisů ručně vs. import datových výpisů. Zde je výsledek snížení nákladů obrovským benefitem.

Máte nějaký příklad firmy, které automatizace výrazně zjednodušila život? Co se změnilo po zavedení těchto procesů?

V minulosti jsme zavedli digitální účetnictví v několika neziskových organizacích. U nich vnímáme rozdíly jako nejmarkantnější. Počáteční nedůvěru bryskně nahradila spokojenost s novým systémem.

Zajímavé je, že klienti nativně při přechodu na digitální účetnictví získávají chuť se ptát a kriticky hodnotit data. Neagregovaná data jsou pro vedoucí pracovníky často neuchopitelná, abstraktní. To dnešní trendy zdařile boří.

Jak probíhá spolupráce, pokud k nám přijde nový klient, který chce mít účetnictví maximálně digitalizované a bezpapírové?

V prvé řadě s klientem projdeme jeho vizi. Získáme veškeré informace, jaké administrativní procesy jsou v jednotce běžné. Následně provedeme analýzu, ve které shrneme návrhy změn. Celý proces je oboustranná diskuze. Bez spolupráce s klientem a pochopení jeho potřeb není možné vytvořit automatizaci, která naplní klientova očekávání.

Je podle Váš možné, aby měla i menší firma „chytré“ účetnictví? A kolik času a starostí může ušetření procesů klientům reálně přinést?

Je vždy důležité si stanovit hranice. V rámci ekonomie známe pojem mezní užitek. Každá automatizace má bod, ve kterém její zlepšení začne být nákladnější než výhody z ní plynoucí. U malých jednotek je často třeba racionálně rozhodnout, kdy je třeba zapojit automatizaci a kdy selský rozum.

Dozvěděli jste se něco nového?

Vzdělávejte se s námi dál: poslouchejte naše podcasty, přihlaste se k odběru našich novinek a podívejte se, jaké služby nabízíme v rámci daňového poradenství.

---

O autorce:

Ing. Šárka Pelikánová

Jednatelka a daňová specialistka Connect Economic Group s.r.o.

Šárka podporuje zvýšení finanční gramotnosti podnikatelů v ČR publikováním odborných článků v médiích. Vede oblíbené semináře Základy účetnictví a daní pro podnikatele. Ve 22 letech založila CEG a od té doby se věnuje jeho rozvoji. Má za sebou pracovní zkušenosti z Japonska, kde působila jako analytik v investičním fondu, a zároveň tam studovala v rámci MBA programu.

Vést účetnictví je pro firmy a řadu podnikatelů zákonná povinnost. Pro náš tým odborníků je to ovšem každodenní práce a zároveň koníček. Jsme připraveni pomoci i Vám, ať už jste OSVČ, nebo máte svou společnost a zaměstnance. Podívejte se na další informace a služby, které v rámci vedení účetnictví svým klientům poskytujeme.

28. 1. 2026