Jak efektivně spolupracovat s účetní kanceláří: onboarding, digitalizace, automatizace a kontrola

Hladká komunikace, jasný systém předávání dokladů a pochopení vlastních dat — to je základ fungující spolupráce mezi firmou a účetní kanceláří. Jak se vyhnout nejčastějším chybám, poznat špatně nastavené procesy a co čekat při onboardingu? Přinášíme odpovědi manažera automatizace CEG Daniela Szlendaka.

Co je podle Vás ten nejdůležitější základ pro hladkou spolupráci mezi firmou a účetní kanceláří?

Oboustranná kontinuální snaha. Účetní se má snažit za dodržování standardů a příslušné legislativy dosáhnout nejlepšího poměru cena/výkon. Každé účetnictví je jiné a každý klient má jiné potřeby. Forma účetnictví by tedy měla přímo reflektovat konkrétní potřeby klienta. U klienta je vhodné snažit se mít své podnikání pod kontrolou.

Jaké chyby dělají firmy nejčastěji při předávání podkladů účetní? A čemu by se měly vyhnout hned od začátku?

Za nejběžnější nešvar při předávání účetnictví považuji neznalost vlastní účetní agendy. Dříve bylo zásadou, že vlastníci mikro a malých účetních jednotek považovali účetnictví za až skoro magickou formuli, ve které se vyznají jen vybraní. To se však v posledních letech mění a klienti svým datům chtějí rozumět. Můžeme tedy doufat, že problém časem téměř vymizí, například z důvodu přístupnosti účetnictví díky technologiím.

Jak pozná podnikatel, že jeho aktuální účetní procesy jsou nastavené špatně a je potřeba změna?

Pokud nedostane v rozumném čase odpověď na své otázky. Každé účetnictví by mělo být nastaveno tak, aby vedle odrážení skutečnosti sloužilo také k jejímu výkladu v případě potřeby. Účetní procesy by měly být nastaveny tak, abych s co nejmenším úsilím získal agregovaná data, které odpoví na mé dotazy. Ať už pro potřeby reportingu či rozvoje subjektu.

V rámci zdravě nastavené spolupráce dochází ke komunikaci. Klient by tedy měl očekávat a považovat za žádoucí, že jeho účetní pokládá ty správné dotazy nazpět.

Pokud k nám přijde nový klient – jak probíhá onboarding? Co všechno s ním nastavujeme, aby měl účetnictví co nejvíce pod kontrolou a bez starostí?

Po úvodním kontaktu probíhá stěžejní krok, první vzájemná komunikace. Díky našemu dotazníku již v daný moment máme základní představu o potřebách klienta. Důležitý je pro nás background, který z čísel nezjistíme. Na základě popisu podnikatelského plánu klientem pak stanovujeme cenovou nabídku na míru. Tou nejsou pouze čísla, součástí je i návrh formy zpracování zakázky. Pokud se jedná o komplexnější účetnictví, součástí nabídky jsou i varianty, jak se dané účetnictví dá uchopit. Nesmí chybět ani základní analýza možností automatizace a digitalizace, kde se snažíme klientovi i nastínit odhadovaný rozdíl pracnosti v případě využití novodobých nástrojů. Cenová nabídka v CEG tedy není jen pevná cena zakázky, ale komplexní návrh dlouhodobého obchodního partnerství.

Jak moc se liší spolupráce s klientem, který má digitalizované podklady, od klienta, který stále jede „papírově“?

Účetní doklady mají od nepaměti tzv. košilky. Košilka vždy obsahovala základní informace o dokladu a jeho zaúčtování. Díky digitalizaci jsme schopní tato data vést ve formě databází. Z toho plyne nespočet výhod, které na sebe navazují. Mohu data vnímat jako soubor dat. V takovém souboru dokážu snáze hledat. Jsem schopný přidávat volitelné parametry. Díky nim mohu například u dokladů evidovat historii změn, úprav, schvalování, atd.

Nesmím opomenout fakt, že již není třeba převážet krabice s šanony pokaždé, když kdokoliv potřebuje nahlédnout do archivu. Papírové účetnictví, potažmo i samotná papírová archivace, je přežitek, který nese pouze nevýhody.

Jaké nástroje a systémy dnes doporučujeme firmám, aby byla spolupráce s účetní kanceláří efektivní a rychlá?

Každý má specifické potřeby a my se snažíme to reflektovat. Co se týče předávání podkladů, primárně využíváme sdílená uložiště jako prostý základ. Pro klienty, kteří chtějí mít interní tok dokladů pod kontrolou, využíváme aplikaci WFLOW. V té je možné provádět víceúrovňové schvalování, vytvářet platební příkazy, předvytěžovat dokumenty a další.

Co by podle Vás měl majitel firmy pravidelně sledovat nebo kontrolovat, aby měl jistotu, že jeho účetnictví i daně jsou v pořádku?

Stává se, že o sobě lidé v byznys prostředí mluví jako o „majitelích firem“, stejně jako v položené otázce. Osobně preferuji výraz podnikatel. Proč? Z mého pohledu mnohonásobně lépe reflektuje vnímání sebe sama jako tvůrce daného byznysu. Podnikatel by měl v rámci základní byznys hygieny získávat a analyzovat data ze svého účetnictví a na jejich základě rozhodovat. Odpověď je tedy jednoduchá, měl by sledovat a kontrolovat.

Dozvěděli jste se něco nového?

Vzdělávejte se s námi dál: poslouchejte naše podcasty, přihlaste se k odběru našich novinek a podívejte se, jaké služby nabízíme v rámci daňového poradenství.

---

O autorce:

Ing. Šárka Pelikánová

Jednatelka a daňová specialistka Connect Economic Group s.r.o.

Šárka podporuje zvýšení finanční gramotnosti podnikatelů v ČR publikováním odborných článků v médiích. Vede oblíbené semináře Základy účetnictví a daní pro podnikatele. Ve 22 letech založila CEG a od té doby se věnuje jeho rozvoji. Má za sebou pracovní zkušenosti z Japonska, kde působila jako analytik v investičním fondu, a zároveň tam studovala v rámci MBA programu.

Vést účetnictví je pro firmy a řadu podnikatelů zákonná povinnost. Pro náš tým odborníků je to ovšem každodenní práce a zároveň koníček. Jsme připraveni pomoci i Vám, ať už jste OSVČ, nebo máte svou společnost a zaměstnance. Podívejte se na další informace a služby, které v rámci vedení účetnictví svým klientům poskytujeme.

14. 1. 2026